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互联网时代无纸化办公面临的机遇和挑战

2022-1-14 9:47:00      点击:

科技发展日新月异,我们在很多场合不断听到:大数据、人工智能、智能制造、数字化转型、智慧工厂等新潮的科技资讯,然而这些科技产物都离不开最基础的互联网,现如今很少有企业不去拥抱互联网,就算是一家小小的餐馆也有它拥抱互联网的方式,街头多了很多前庭很小的饭店,有的是一张桌子一把椅子,有的干脆什么都没有,他们不做堂食,只做外卖,靠的是美团、饿了吗之类的互联网企业提供的服务,紧紧的拥抱着互联网。

 乐印办公

无纸化办公正是IT技术高度成熟、广泛应用的产物,也是我们未来的办公模式。

 

作为职场中的一员,也许“无纸化办公”这个词被我们所熟知,但感觉很陌生。其实,电子邮件就属于无纸化的一种,它更早被我们广泛应用,传输信息更便捷,更有效率。

 

如今在企业数字化转型过程中,会遇到很多阻碍,信息如何有效传递、安全保存、交换、索取是一个很大的难题。无纸化办公能否解决这个问题呢?

 

如果细心你会发现,无纸化应用比较好的还是政企事业单位,例如工商、税务、银行、医疗系统等,他们有内部的工作机制,有预算,有信息化技术支撑,有行业标准,能更快的应用信息系统,中小企业应用无纸化是最慢的,也是最不积极的,热情不够。

 

无纸化办公想要普及、应用广泛,恐怕还有很长的路要走,但是速度会加快,这得益于信息化建设的加速和电子产品越来越低的价格,用的人越多,开发企业的研发成本收回就更快,越早的普惠定价,成本就会越来越便宜,市场足够大的时候又会吸引更多软件企业投资开发,进入这个行业,通过竞争又可以提升效率和降低成本,是一个良性的循环。

 

有痛点就有机遇,有机遇就有挑战,作为无纸化办公的设计者和使用者,双方共同面临的问题有哪些呢。

 

“行业标准、信息流通、存储加密、流程自动化、法律效力、传统思维、缺乏信息技术支持”七个方面是无纸化办公大规模应用需要解决的问题。

 

为什么银行业是最早一批推行无纸化的,因为全国银行系统几乎是一套标准,它有很好的“行业规范”,只要技术规范满足了信息流通、传输、储存、签名、认证、加密等方面的需求,同时具备“法律效力”,再把这个办公系统集成到银行自己的系统里就完成了“流程自动化”。企业会有高管说文件必须纸质,银行不会有高管说这个话,因为他们的保险库喜欢存钱,不喜欢存那些堆积如山的文件,这就是很多企业里的传统思维作祟,不愿意尝试引进新事物,还有的一些企业没有信息技术人员,“缺乏信息技术支持”,担心应用了之后用不好,达不到预期效果,白花了这个钱。

 

无纸化办公在企业数字化、信息化、智能化转型过程中是必不可少的,谁先应用谁先受益,谁就可以提供效率,获得更强的行业竞争力,为企业长期稳定高效发展夯实基础。

 

乐印办公作为东莞复印机租赁服务商,我们也会经常思考一个问题,这个公司每月打印几万张的文件都去了哪里? 有必要吗?一份份文件到处分发,签字走流程,耗时费力,能不能改变现状?我们相信随着信息化系统的快速迭代和相关软件产品的成熟应用,无纸化办公会一步步走进我们的工作,影响我们的生活。