复印机租还是买，没有适用于所有企业的统一答案。购机、租赁和打印外包承担的职责不同，比较时需要使用相同的期限、印量和配置条件。只比较一台设备的售价与一个月租金，容易忽略后续耗材、维护以及需求变化。
先确定用量，再确定比较期限
整理日常与高峰印量、黑白彩色比例、A3输出、双面扫描和装订要求，并注明统计来源。如果是新办公室，可先按岗位和文件类型估算，投用后再复核。比较周期应与预计使用时间一致，不能把短期项目直接按多年使用摊薄成本，也不要只看高峰月份。
购买方案要把后续支出列完整
除设备采购外，还要记录选件、耗材、保养、故障维修及内部协调投入。分别了解保修范围、可获得的技术支持和配件渠道。设备处置价值存在不确定性，不宜用未经确认的回收价格抵减成本。已有内部维护能力的企业，可以据实计入现有资源，不必默认一定外包。
租赁方案要看套餐和退出条件
租赁费用可能包含基础租金、套餐印量和超印费用，不同供应商打包方式不同。逐项确认纸张、耗材、零件、上门、安装与搬迁的范围，核对最低租期、押金退还、提前终止及设备更换条件。按月付款并不意味着随时可退，也不能预设所有维护都已包含。
用不同使用情形核对方案
可以分别按正常印量、业务缩减和高峰增加三个情形比较费用，同时记录停机处理、补货协调和设备升级的安排。成本较低但无法满足关键输出时限的方案未必合适；功能丰富而长期闲置的配置也会增加负担。最终选择要兼顾业务需求、管理能力和书面约定。
乐印办公建议，评估东莞复印机租赁时带上用量与配置清单，再进行同条件比较。关于押金、租期及服务范围，可进一步阅读租赁须知，具体费用以双方确认的方案为准。
