先带三份日常文件，而不是先问最低价
采购前可以准备一份常用合同、一份尺寸最大的表格，以及一份需要彩色输出的资料。它们比“办公室用一台”更能说明问题：是否经常打印A3、是否需要自动双面、彩色是看得清标记还是需要较一致的图像表现。黑白文字居多的办公室，不一定需要为很少使用的功能增加预算；确实有彩色任务，也不宜只因黑白机便宜就忽略实际用途。
月印量和集中出纸时间要一起看
如果已有设备，优先记录相隔一个月的计数；没有历史记录，可以按部门收集常见文件份数和频率。月总量相近的两家公司，出纸节奏可能完全不同。每天零散打印与月底集中打印几百页，对等待时间和纸盒配置的要求并不一样。选速度时还要看首份等待、双面任务和多人排队，不应把标称每分钟页数直接理解成所有任务的实际速度。
要求报价写明交付的那套配置
同一个型号名称，不代表送到现场的配置相同。输稿器、底座、纸盒、选配功能和设备成色，都应写入报价清单。二手机另需确认实机计数、已更换部件与样张；新机则核对包装、序列号和保修条款。可以先浏览二手理光设备或，再用同一份需求询价，避免把不同配置当作同价商品比较。
安装与后续服务也属于购买条件
购机，应提前说明楼层、电梯、搬运通道、摆放空间、电脑系统和网络条件。乐印办公提供免费送货上门安装及售后上门维修，维修费用按保修约定或确认报价处理。收货时除点清附件，还应实际完成打印、复印和需要的扫描任务。把联系人、保修范围和报修方式留档，比口头说一句“以后有问题找我”更清楚。
本文由乐印办公整理，用于选型与维护参考。
