有旧机器，先用计数建立基线
在相同统计范围内记录月初、月末读数，并区分黑白、彩色与特殊任务。若中间更换设备，应把两台机器的使用量分别记录后再汇总；仅凭采购纸张数量，容易受到库存和领用时间影响。最好再记录一个业务较忙的月份，观察普通月份的平均值是否掩盖了月底集中打印的压力。
没有数据，可以按任务逐项估算
列出每天或每周重复出现的文件：送货资料、品质报告、采购文件、培训资料等，分别记录每份页数、份数和频率。估算时把扫描与打印分开，扫描很多并不一定意味着纸张输出也很多。还应单列临时增加的任务，而不是把所有人报出的最高需求简单相加后当成稳定月印量。
看一段时间内要完成多少工作
例如月底短时间内集中输出多份资料，即使月总量不高，也可能造成排队。此时要了解任务页数、双面比例、电脑发送速度和输稿器使用情况，再比较设备速度或分散输出的方案。不能把标称速度乘以工作时长，就当作实际持续产能；具体完成时间应结合文件、设置和设备状态测试。
把不确定性留在调整条件里
业务扩张、部门搬迁或旺淡季变化，都可能使最初估算偏离实际。询价时可说明哪些数据是实测、哪些只是预计，并确认后续调整设备或方案需要什么条件。可先浏览设备型号与配置，再带着印量记录咨询租赁方案。清楚的基础数据，比一开始盲目选择最高速机型更有用。
本文由乐印办公整理，用于选型与维护参考。
