把“必须彩色”和“可以黑白”分开
合同、普通表格与内部通知，常常可以用黑白满足需求；品质标注、产品图片或颜色本身表达信息的文件，则需要认真评估彩色效果。采购时先收集代表性文件，和实际使用部门确认哪些颜色不可省略。不要因为偶尔出现一张彩色图片，就推断所有文件都要彩印，也不要为压低预算牺牲必须保留的信息。
估算比例时避免只看文件图标
一份看起来以文字为主的文档，也可能含有彩色标题或标识。具体怎样识别与计费，要结合设备设置和合同约定，而不是仅凭肉眼判断。可以在试机中记录不同模式下的输出效果和计数变化，再决定默认黑白、按需彩色等设置。自动彩色模式是否适合日常工作，应经实际文件验证。
扫描有彩色需求，不等于一定要彩色打印机
扫描输入和彩色输出属于不同能力，应分别核对机型配置。对于主要输出黑白文件、又需要扫描彩色资料的办公室，可以询问所选设备是否支持对应的扫描任务。输稿器形式、双面原稿处理和文件发送方式，也应列入需求表，避免只看打印颜色而忽略每天更常用的扫描工作。
将使用规则与费用说明一起交接
设备投入使用前，可以约定哪些岗位需要彩色、哪些常用任务以黑白为默认，并保留必要的设置说明。权限或统计功能是否可用，需按具体设备与配置确认，不作全型号承诺。需要比较不同配置时，可查看东莞理光租赁服务，以样张、印量和维护范围为基础沟通，不必只围绕一个最低月租数字作决定。
本文由乐印办公整理，用于选型与维护参考。
